कार्यसम्पादन प्रयोग र प्रभाव

प्राचिन काल (१७०० भन्दा पहिले) कार्यसम्पादनको आधार, जीवनयापन र कर्तव्य भन्ने बुझिन्थ्यो । कामको कार्यसम्पादन उत्पादनको आधारमा मूल्यांकन गरिन्थ्यो । औपचारिक मापन प्रणाली थिएन । कार्यसम्पादन शारीरिक शक्ति, सीप र आज्ञापालनमा निर्भर थियो । त्यसपछि औद्योगिक क्रान्ति (१७००-१८००) मा औपचारिक कार्यसम्पादनको सुरुआत भएको मानिन्छ । सानो कार्यशालाको सट्टा कारखानाहरू आए ।

Sponsored Advertisement

मालिकहरूलाई कामदारको काम नियन्त्रण र मापन गर्न आवश्यक भयो । जहाँ काम गर्ने घण्टा,  दैनिक उत्पादन लक्ष्य र उत्पादनको आधारमा ज्याला दिन शुरु गरिएको पाईन्छ । तत्पश्चात् वैज्ञानिक व्यवस्थापन युग (१९००-१९२०) मा आई पुग्दा कार्यसम्पादन केही वैज्ञानिक बन्न लागेको देखिन्छ । जहाँ, दक्षता, गति र मानक विधि मानक विधि अवलम्बन गरेको देखिन्छ ।

त्यसपछि मानव सम्बन्ध समय (१९२०-१९५०) को अवधिमा मनोविज्ञान कार्यसम्पादनमा प्रवेश हुन्छ जहाँ, प्रेरणा, मान्यता र सामाजिक सम्बन्धले कार्यसम्पादनमा प्रभाव पारेको देखिन्छ । जसको बुझाई खुसी कामदारले राम्रो काम गर्छन् भन्ने भयो । त्यसपछि लक्ष्यमा आधारित कार्यसम्पादन (१९५०-१९७०) समयमा कार्यसम्पादन मापन गर्न शुरु गरियो ।

स्पष्ट उद्देश्य, प्रयासभन्दा परिणामलाई महत्व दिन थालियो । त्यसपछि कार्यसम्पादन मूल्यांकन प्रणाली (१९७०-१९९०) मा आई पुग्दा औपचारिक मूल्यांकन, वार्षिक कार्यसम्पादन समीक्षा, मूल्यांकन स्केल र स्कोरकार्ड प्रयोग साथमा पदोन्नति र बोनस कार्यसम्पादनसँग जोडियो ।

आधुनिक युग (२०००-२०१५) मा आईपुग्दा कार्यसम्पादन निरन्तर प्रकृया हो । वार्षिक समीक्षाबाट परिवर्तन भई निरन्तर प्रतिक्रिया, तालिम तथा सीप विकास, सिर्जनशिलता र सिक्ने क्षमतालाई आधार मान्न शुरु गरियो ।

यसरी बर्तमान डिजिटल र एआई युग (२०१५-वर्तमान) मा स्मार्ट र लचिलो कार्यसम्पादन व्यवस्थापन प्रणालीलाई अवलम्वन गरिदै आएको देखिन्छ । डाटा विश्लेषण, एआईमा आधारित अभिलेखिकरण, परिणाम, व्यवहार, नवप्रवर्तन, नतिजामा आधारित कार्यसम्पादन एवं विश्वास र स्वायत्तता समावेब गर्दै आएको देखिन्छ । यसरी समाज विकासको प्रारम्भिक चरणदेखि नै फरक तरिकाले अभ्यास र अनुभुत गरिदै आएको विषय हो कार्य सम्पादन ।

अहिले काम दिने र काम गर्ने बीच निकै नै चर्चा र बहसको विषय कार्य सम्पादन बनेको छ । सबै खाले रोजगार दाता र कर्मचारीको एकल पक्षीय मूल्यांकन विषय बन्ने गथ्र्यो विगतमा तर अहिले यसलाई व्यवस्थित एवं सु-संस्कृत कार्यालय तथा कम्पनीमा उच्च प्राथमिकताका साथ हेर्ने गरिन्छ । मेरो सहकारी क्षेत्रको व्यवस्थापकीय अनुभवका आधारमा आधारभूत विषयलाई समेटेर सबैको माझ साझा गर्ने प्रयास गरेको छु । 

कार्यसम्पादन भन्नाले तपाईंले सम्हालेका जिम्मेवारीहरूको विगत र आफ्नो काम राम्रोसँग पूरा गर्ने वर्तमान क्षमतालाई जनाउँछ । रोजगारदाताहरूले तपाईंको कार्यसम्पादनलाई विभिन्न आधारहरूमा मापन गर्न सक्छन्, जस्तै तपाईंले काम समयमै र अपेक्षित मापदण्डअनुसार पूरा गर्नुहुन्छ कि हुँदैन ।

तलब वृद्धी र पदोन्नतिका निर्णयहरू प्रायः तपाईंको कार्यसम्पादन सूचकहरूमा आधारित हुन्छन्, त्यसैले आफ्नो उत्पादकत्व सुधार गर्नु पेशागत सम्लग्नता अगाडि बढाउने प्रभावकारी उपाय हो । तपाईं आफ्नो जिम्मेवारीको जुनसुकै चरणमा भए पनि, आफ्नो कार्यसम्पादन सुधार गर्न लक्ष्यहरू निर्धारण गर्न सक्नुहुन्छ ।

यसो गर्दा तपाईंलाई बढी काम गर्ने विकल्पहरू प्राप्त हुन सक्छन्, रोजगारीको सुरक्षामा वृद्धि हुन्छ र सम्भवतः उच्च पारिश्रमिक पनि मिल्न सक्छ । कार्यसम्पादन सुधार गर्दा तपाईं अझ मूल्यवान् कर्मचारी बन्नुहुन्छ र कुनै पनि संस्थाका लागि उपयोगी सम्पत्ति बन्न सक्नुहुन्छ । यसले तपाईंले गर्ने कामप्रति सन्तुष्टिको अनुभूति प्राप्त गर्न पनि सहयोग गर्छ ।

१) एकपटकमा एउटा काममा ध्यान दिनुहोस्

केही कार्य संस्कृतिहरूमा सबैभन्दा उत्पादक व्यक्तिहरूले एकैचोटी धेरै काम (multitasking) गरेर छिटो काम सम्पन्न गर्छन् भन्ने विश्वास गरिन्छ । तर वास्तविकता के हो भने, जब तपाईं बहुकार्य गर्नुहुन्छ, तपाईंको ध्यान बारम्बार एक कामबाट अर्को कामतर्फ सर्दै जान्छ । एकै समयमा दुईवटा काममा पूर्ण ध्यान दिनु वास्तवमै सम्भव हुँदैन ।

यसको सट्टा, अर्को कामतर्फ जानु अघि एउटा काममा पूर्ण ध्यान दिनु राम्रो हुन्छ । यसरी गर्दा तपाईं दुवै कामहरू छिटो र कम त्रुटिसहित सम्पन्न गर्न सक्नुहुन्छ, बहुकार्य गर्दा हुने सम्भावित गल्तीहरू पनि घट्छन् ।

२) अझ व्यवस्थित बन्नुहोस्

जब तपाईं व्यवस्थित हुनुहुन्छ, आफ्ना कामहरूको निगरानी गर्न र कामका लागि आवश्यक सामग्रीहरू सजिलै फेला पार्न सजिलो हुन्छ । यसको अर्थ तपाईंको डेस्क, इमेल इनबक्स, फाइल भण्डारण प्रणाली, कम्प्युटरको डेस्कटप र स्मार्टफोनलाई तपाईंका लागि सबैभन्दा उत्पादक हुने गरी मिलाउनु हो । समय खेर नफालिकन कुनै फाइल वा एप छिटो फेला पार्न सक्नु अत्यन्तै महवपूर्ण हुन्छ ।

व्यवस्थित बन्न समय र निरन्तर प्रयास आवश्यक पर्छ । यदि तपाईंले आफ्नो कार्यजीवनमा व्यवस्थित हुन समय दिनुभयो भने, आवश्यक पर्दा सामग्री खोज्न लाग्ने समय धेरै कम हुनेछ । आफूसँग राख्ने वस्तुहरूको संख्या घटाउँदा पनि यो प्रक्रिया सहज हुन्छ । यसमा इमेल इनबक्समा कुन इमेल राख्ने भन्ने स्पष्ट नियम बनाउनु पनि समावेश छ । केवल कार्य आवश्यक पर्ने इमेलहरू मात्र इनबक्समा राख्ने प्रयास गर्नुहोस्, बाँकी सबैलाई फाइलमा राख्नुहोस् वा हटाइदिनुहोस् ।

३) ध्यान भङ्गगर्ने कुराहरू सीमित गर्नुहोस्

मेरो अनुभवमा केही सरल उपायहरू अपनाएर तपाईं ध्यान भङ्ग हुने अवस्थाहरू कम गर्न सक्नुहुन्छ, जस्तैः
- आफ्नो स्मार्टफोन बन्द गर्नु वा कार्यस्थलबाट अलि टाढा राख्नु,
- शान्त वातावरणमा काम गर्नु वा हेडफोन प्रयोग गर्नु,
- यदि तपाईं घरबाट काम गर्नुहुन्छ भने, छुट्टै कार्यालय वा कार्यस्थलको व्यवस्था गर्नु ।

४) सञ्चार सीप सुधार गर्नुहोस्

तपाईं समुहसँग काम गरिरहनुभएको होस् वा एक्लै, आफ्नो जिम्मेवारीको समग्र कार्यसम्पादन र सफलताका लागि सञ्चार अत्यन्तै आवश्यक हुन्छ । तपाईंलाई अरूलाई आफ्नो आवश्यकता स्पष्ट रूपमा बताउन सक्नुपर्छ र उनीहरूको आवश्यकता पनि बुझ्न सक्नुपर्छ । सञ्चार सीप सुधार गर्दा भ्रम कम हुन्छ, गल्तीहरू रोक्न सकिन्छ र उत्पादकत्व बढ्छ ।

५) चुनौतीपूर्ण लक्ष्यहरू (Stretch Goals) तय गर्नुहोस्

चुनौतीपूर्ण लक्ष्य भनेको प्रक्रियाको सामान्य अर्को चरण मात्र नभएको लक्ष्य हो । यस्तो लक्ष्य हासिल गर्न तपाईंले विशेष प्रयास गर्नुपर्छ र यसले तपाईंलाई सामान्यतया गर्न नसक्ने काम गर्न चुनौती दिन्छ । उदाहरणका लागि, फिटनेसमा चुनौतीपूर्ण लक्ष्य २५ किलो तौल घटाउनु हुन सक्छ, जसका लागि प्रत्येक महिना पाँच कलो घटाउने जस्ता नियमित साना लक्ष्यहरू राखिन्छन् ।

कार्यस्थलमा, यो तपाईंको सामान्य जिम्मेवारी र सहज क्षेत्रभन्दा बाहिरको काम गर्न प्रतिबद्ध हुनुजति सरल पनि हुन सक्छ, जस्तै विभागीय कार्यक्रम आयोजना गर्नु वा नयाँ कर्मचारीहरूलाई प्रस्तुति दिनु ।

६) घण्टे योजनाकार (Hourly Planner) प्रयोग गर्नुहोस्

कहिलेकाहीँ गर्नुपर्ने कामहरूको सूची (to–do list) धेरै लामो हुन सक्छ । यदि तपाईंले घण्टे योजनाकार प्रयोग गर्नुभयो भने, प्रत्येक काम पूरा गर्न लाग्ने समय निर्धारण गर्न सक्नुहुन्छ र त्यो काम कहिले गर्ने हो भनेर पनि टिपोट गर्न सक्नुहुन्छ । यसले तपाईंलाई एक दिनमा उपलब्ध समयभन्दा बढी काम छ कि छैन भन्ने बुझ्न मद्दत गर्छ र त्यसअनुसार आफ्नो समयतालिका मिलाउन सकिन्छ ।

यसरी योजना बनाउँदा काम ढिलाइ हुने सम्भावना कम हुन्छ, किनकी तपाईं सुरुबाटै विभागीय प्रमुख र सेवा ग्राही सदस्यहरूलाई यथार्थपरक समयसीमा दिन सक्नुहुन्छ र ती समयसीमा पूरा गर्न सक्नुहुन्छ ।

७) बिदाका दिनहरू तय गर्नुहोस्

यो कुरा उल्टो जस्तो लाग्न सक्छ, तर बिदाले तपाईंलाई अझ उत्पादक बनाउँछ । कामबाट केही समय मानसिक विश्राम लिँदा पुनः काममा फर्कँदा ऊर्जा र एकाग्रता बढ्छ । यो धेरै अध्ययनहरुले पुष्ठि गरेको विषय हो । साना बिदा वा विश्रामले पनि ध्यान, मनोबल र उत्पादकत्व बढाउन सक्छ, जसको प्रभाव अन्ततः संस्थाको समग्र मनोबल र उत्पादकत्वमा पनि पर्छ ।

८) चाँडै कार्यालय पुग्ने बानी बसाल्नुहोस्

कार्यालयमा १५ देखि २० मिनेट अगाडि पुग्ने बानी विकास गर्ने प्रयास गर्नुहोस् । यो अतिरिक्त समयले दुरीको तनावबाट जोगिन, सामाजिक सम्वन्ध विस्तारका लागि समय पाउन र दिनको कामका लागि आफूलाई शान्त र तयार पार्न मद्दत गर्छ, जसले गर्दा तपाईं प्रभावकारी रूपमा काम गर्न सक्नुहुन्छ । साथै समयमै र तयारी अवस्थामा आउने कर्मचारीहरूले प्रायः सेवाग्राही सदस्यहरूलाई पनि प्रभाव पार्छन् ।

९) उत्पादकत्वपुर्ण चुनौतीहरू तय गर्नुहोस्

आफ्नो कामप्रति थप संलग्नता र ऊर्जा बढाउँदै कार्यसम्पादन सुधार गर्न, आफैंका लागि उत्पादकत्व चुनौतीहरू तय गर्नुहोस् । गुणस्तरमा सम्झौता नगरी, उही समयभित्र आफूले अहिले गरिरहेको कामभन्दा अलिकति बढी गर्ने प्रयास गर्नुहोस् । उदाहरणका लागि, यदि तपाईं सामान्यतया दिनमा चारवटा महत्वपुर्ण कार्यहरु गर्नुहुन्छ भने, उही समयमा पाँच वा छ वटा गर्न सकिन्छ कि भनेर प्रयास गर्नुहोस् । प्रयासै नगरी गर्न सकिदैन भनेर आफैलाई अबमुल्यन नगर्नुहोस् ।

यसका लागि अध्ययन, रूपरेखा तयार गर्ने र लेखन तथा वर्तमान कार्यशैली प्रक्रियालाई अझ प्रभावकारी बनाउने उपायहरू खोज्नुपर्ने हुन सक्छ । यस्ता साना चुनौतीहरूले तपाईंलाई लक्ष्यतर्फ अघि बढ्न प्रेरणा दिन्छन् र मनोबल बढाउन मद्दत गर्छन्  । साथै, उत्पादकत्वमा आएको सानो वृद्धि पनि तपाईंको रोजगारदाताले अवश्य ध्यान दिने सम्भावना हुन्छ ।

१०) अनलाइन उत्पादकत्व उपकरणहरू प्रयोग गर्नुहोस्

अनलाइन उत्पादकत्व उपकरणहरूले तपाईंका सबै कामहरू अध्ययन गर्न र ठूला लक्ष्यतर्फको प्रगति मापन गर्न सहयोग गर्छन् । केही सफ्टवेयर उपकरणहरूमा निःशुल्क सुविधा पनि हुन्छन्, जसलाई तपाईंले सजिलै व्यक्तिगत रूपमा प्रयोग गर्न सक्नुहुन्छ । यस्ता प्रणालीहरूमा आफ्ना लक्ष्यहरू व्यवस्थित र योजना बनाएर राख्दा तिनलाई प्रत्यक्ष रूपमा हेर्न सकिन्छ, जसले कामलाई अझ स्पष्ट र व्यवस्थित बनाउँछ ।

कार्य नैतिकता (Work Ethic) का सीपहरू

दृढतापुर्ण कार्य नैतिकता विकास गर्न सहयोग गर्ने धेरै गुणहरू हुन्छन् । मेरो अनुभवमा काम सुधार गर्न मद्दत गर्ने केही प्रमुख सीपहरू यसप्रकार रहेका छन्

जवाफदेहिता (Accountability)

जवाफदेहिता हुनु भनेको धेरै अनुगमन तथा सुपरिवेक्षण बिना आफ्नै काम राम्रोसँग व्यवस्थापन गर्न सक्नु हो । यदि तपाईं जवाफदेही हुनुहुन्छ भने, तपाईं जिम्मेवार र भरपर्दो समुह सदस्यका रूपमा चिनिनुहुन्छ, जसले कुनै पनि काम वा योजनामा राम्रो योगदान दिन्छ ।

अनुशासन (Discipline) 

अनुशासन हुनुको अर्थ परिस्थिति जस्तोसुकै भए पनि ध्यान केन्द्रित निर्धारीत नीति नियम तथा मापदण्डका आधारमा काम पूरा गर्न सक्नु हो । समयको राम्रो व्यवस्थापन गर्नु अनुशासन अभ्यास गर्ने प्रमुख अङ्ग हो ।

इमानदारी (Honesty)

कार्यस्थलमा ईमान्दार हुनु महत्वपूर्ण हुन्छ, किनकि यसले काम छिटो र गुणस्तरीय रूपमा सम्पन्न गर्न सहयोग गर्छ । प्रतिक्रिया दिँदा, संस्थागत कार्यहरुका विचार साझा गर्दा वा गल्ती भएको अवस्थामा इमानदारी अपनाउनुहोस् । आफ्ना गल्ती स्वीकार गरेर सुधार गर्नु जोखिम लिन र त्यसबाट सिक्न इच्छुक भएको संकेत हो ।

विनम्रता (Humility)

विनम्र हुनु भनेको कार्यस्थलमा आफ्नो भूमिकाको महत्वलाई सन्तुलित दृष्टिकोणबाट हेर्नु हो । यसको अर्थ आफ्ना सीप वा कामलाई कम आँक्नु होइन । बरु, अरूको कुरा ध्यानपूर्वक सुन्नु, आवश्यक पर्दा आफ्ना विचार साझा गर्नु र आफ्ना सफलताका साथै सुधार गर्नुपर्ने क्षेत्रहरूबारे इमानदार हुनु हो ।

ईमान्दारी/निष्ठा (Integrity)

निष्ठा भनेको कसैले हेरिरहेको छ कि छैन भन्ने कुराको वास्ता नगरी सधैं सही काम गर्नु हो । निष्ठा अभ्यास गर्दा वरपरका मानिसहरूको विश्वास प्राप्त हुन्छ ।

व्यवस्थितता (Organization)

राम्रोसँग व्यवस्थित हुनु काम समयमै पूरा गर्न, अरूसँग स्पष्ट रूपमा सञ्चार गर्न र आफ्नो कामबारे उचित अपेक्षा तय गर्न मद्दत गर्छ । तपाईं आफ्नो डेस्क, कम्प्युटर, क्यालेन्डर र नोटहरूजस्ता विभिन्न कार्यस्थलहरू व्यवस्थित राख्न सक्नुहुन्छ ।

गुणस्तरीय काम (Quality Work)

काम समयमै बुझाउनु जति नै आवश्यक भए पनि, त्यो काम राम्रोसँग र सबै आवश्यकताहरू पूरा हुने गरी सम्पन्न हुनु पनि उत्तिकै महत्वपूर्ण छ । यदि तपाईंले बारम्बार संशोधन आवश्यक पर्ने काम गर्नुहुन्छ भने, जसले थप समय र प्रयास लिन्छ, त्यसलाई उच्च कार्य नैतिकताको संकेत मानिँदैन ।

जिम्मेवारी (Responsibility)

कार्यस्थलमा जिम्मेवार हुनु भनेको काम राम्रोसँग र समयमै सम्पन्न गर्नु, साथै राम्रो सञ्चार सीप अभ्यास गर्नु हो । यसले तपाईंको समग्र कार्यसम्पादनलाई सकारात्मक बनाउँछ ।

(लेखक विकू बचत तथा ऋण सहकारी संस्था लि.का प्रमुख कार्यकारी अधिकृत हुन्)